全国服务热线:021-58701992
个人成长
当前位置:首页 > 研究观点 > 个人成长
高效开会的5W1H
添加时间:2017-12-8 17:03:44

工作过很多公司,开过无数次会议,我见过的高效会议没几个。其实高效会议没有那么难,但奇怪的是,很多会议主持人对自己会议的低效熟视无睹,这让出席会议的我既恨又无奈。

 

高效会议需要注意的事情其实还是蛮多的,不过如果我们知晓了它的原理,也不难掌握。我借用英文的5W1H来说说。

 

第一个W是What。如果要开会,首先要非常明确地定义会议的主题,换句话说,我们要通过会议解决什么问题?这第一步必须做好,否者高效会议的基础就没了。比如,你对于为什么要开会模糊、你对于需要邀请谁来参加会议就会模糊、对于选择会议室也会模糊,你可以想想会议召开的情景,只能是惨不忍睹。

 

第二个W是why。为什么要开会。我们定义了需要解决的问题,同时我们也需要问自己:为什么需要用开会的方式来解决这个问题。因为解决问题的方法多种多样,比如可以发通告来告知,发邮件来讨论等等。如果我们回答不了为什么要开会,那就不要开了。会议有好多种,但务必记住,如果通过开会可以有效的解决某个问题,那才有开会的必要否则就没有必要。所以,我们需要定义我们需要解决的问题,我们也需要考虑除了开会是不是还有别的解决问题的方法,哪种方法更高效。

 

第三个W是Who。哪些人需要被邀请来参加会议。

这个问题的关键是尊重。这个提法可能有点古怪,其实很简单。是不是参加会议的人需要100%的参与,要么贡献意见,要么做决策,要么需要被告知;如果不是100%的参与,那能不能至少做到80%。否则,你讨论的话题就有部分与参与者无关,那你邀请别人过来是不是有点不尊重呢?你请别人来,就是需要别人100%的参与,否则就是不尊重。你好好考虑。

 

第四个W是When。什么时候开会。

通常领导的时间和日程比较重要,如果你需要开个会议,先想想谁的日程比较难以搞定。你搞定最难的那个,其余的就简单了。所以,会议时间的确定往往决定于最高领导,你需要先搞定会议中最高领导的日程。这并不是说别人的日程不重要,我们选择开会时间时需要照顾到多数人,如果不能兼顾,那么最高领导人的日程就必须被照顾。

 

第五个W是Where。在哪儿开会。

这个问题看起来有点傻,其实一点都不是。开会的时候,你需要考虑有多少人,多长时间,会用到什么设施,会议室是不是有空。如果这些都不是问题,那么考虑会议室距离的远近吧。千万记住,在会议前先调试好各种设施,摆好座椅。不同形式的会议,座椅的摆放会有所不同,这个请读者自己去研究。

 

1H是how。会议怎么开。

斯蒂芬·科维说过“任何事情都是两次创造而成”。会议怎么开,第一次创造就是自我模拟。设想如何向参会者介绍会议的主题,背景,需要达成的结论等等。想想参会者都有什么样的背景知识,会问到哪些问题。想想老板关心的会是什么问题,这些问题的答案又是什么。总之,你需要本着尊重别人的心理来开这个会议。你需要尊重别人的时间,你需要尊重别人的意见,但同时你更需要照顾到多数人,最最重要的是,你需要解决问题。

会议中会出现各种意外,请务必记住:会议需要准时开始,会议也需要准时结束。所以,必要时你必须打断那些滔滔不绝发表意见的人,包括你的老板。对于准备不充分的话题,建议会后讨论,或者重开会议讨论。作为会议主持,最严重的情况是,你的主持权利被无情的剥夺。

开会的目的是为了解决问题,所以,会前需要准备背景资料发给会议的参会者;会后需要发送会议记录给参会者,必要时还要追踪未完成事项,确保问题的解决。

 

最后总结一下:如果你想开一个高效的会议,你自己首先要有一颗高效的心,能够为别人着想,尊重别人的时间;你还要有一颗坚定的心,能够为了维护大多数人的时间,不畏强权,果断终止低效的会议行为。

上一条 :新上任领导,你要怎么做?

下一条 :没有了!